Ik ben momenteel aan het uitzoeken hoe we het beste Recruitee met AFAS kunnen koppelen, om zo het indienst-proces efficiënter te maken.
Hoe hebben jullie dit gedaan?
Ik zie namelijk dat als je Recruitee met AFAS koppelt, dan een sollicitant in Recruitee via de update connector in AFAS aangemaakt wordt. Helaas hebben we dan nog steeds het probleem dat onze HR medewerkers handmatig de onboarding workflow moeten gaan opstarten. Dan moeten dus de basisgegevens ingevuld worden, totdat er een melding verschijnt dat er al een persoon (in dit geval sollicitant) in het systeem staat met dezelfde gegevens. Hierna kun je dan de bestaande persoon selecteren en worden alle bekende velden in de onboarding workflow al gevuld.
Is de enige weg om de onboarding workflow automatisch op te laten starten het gebruik maken van een externe applicatie (zoals Simplex Flow) die dus de sollicitant middels getconnector ophaalt en dan dus de onboarding workflow triggert en vult middels update connector?
Wij hebben dit bij 1 klant ook ingericht en wel op de volgende wijze.
Als je iemand vanuit Recruitee doorzet naar AFAS dan wordt er een sollicitant-stamkaart aangemaakt. Vanuit die sollicitant-stamkaart kan je vervolgens direct de onboarding starten:
Aanvullend op het bericht van Mattijs is het nog wel belangrijk dat je de juiste Onboarden pagina op de sollicitant stamkaart plaatst. Als je de pagina Profielkeuze onboarden sollicitant gebruikt, dan worden de persoonsgegevens direct overgenomen, maar is deze niet gekoppeld aan de sollicitatie en vacature. Wil je deze gekoppeld hebben, dan moet je de pagina Sollicitatiekeuze onboarden sollicitant gaan gebruiken.
Yes, hier kan ik zeker mee uit de voeten. Ik heb er helaas niet aan gedacht om te kijken dat er een aanmaak-pagina was voor het onboarden die ik direct vanuit de sollicitanten stamkaart kon openen. Heb het nu direct ingericht.
Mij schiet nog iets te binnen. Hoe zorg ik er dan voor dat alle velden zoals functie, OE, type contract, salaris, loonschaal etc. vanuit de vacature worden meegenomen in de onboarding workflow? Zelfs als ik nu de pagina sollicitatiekeuze onboarden sollicitant gebruik, zijn de velden leeg.
Sturen jullie nu handmatig de GUID mee vanuit recruitee zodat de sollicitant ook in AFAS terechtkomt als sollicitant met outsite rechten?
Wij hadden namelijk het probleem ze geen outsite rechten hadden omdat er vanuit recruitee niet standaard een GUID meegestuurd kan worden waardoor een sollicitant geen outsite rechten had en we dus niet makkelijk door kunnen met de onboarding.
Ze moeten immers alles aanleveren via Outsite op het moment dat wij ze vanuit recruitee doorzetten naar Afas om te onboarden.
