Wij krijgen regelmatig de wens dat sommige medewerkergerelateerde aanvragen niet door de direct leidinggevende, maar door de leidinggevende van de leidinggevende van de medewerker goedgekeurd moeten worden. (Concreet, niet de teamleider, maar de vestigingsdirecteur).
Tot nu toe losten we dit soort zaken op door dat soort mutaties dan niet door de medewerker zelf te laten initiëren, maar door de leidinggevende. Een salariswijziging of een roosterwijziging wordt dus door de teamleider ingestuurd en de vestigingsdirecteur keurt deze goed (als leidinggevende van de instuurder).
Maar bij de nieuwe methode van ouderschapsverlof via verlof, gaat de medewerker toch echt zelf zijn OSV-aanvraag indienen. Maar ook de vestigingsdirecteur moet deze goedkeuren. Er is echter geen leidinggevende van de leidinggevende. Het OE-level gebruiken als autorisatie is ook niet wenselijk omdat er meerdere vestigingen zijn met elk hun eigen directeur.
Ik ben dus benieuwd, hoe lossen anderen dat op? Richt je dan custom verantwoordelijkheden in per vestiging, of zijn er nog makkelijker manieren die ik nog niet ken? Of is het anders eventueel een idee om hiervoor een wens in te dienen bij AFAS zodat je zonder customization ook 2-levels omhoog kan in het organigram?
Hoi Mattijs, volgens mij kun je de leidinggevende van de leidinggevende gewoon ophalen uit de verzameling en dan de gebruikerscode automatisch laten vullen als verantwoordelijke in de workflow (bestemming).
Groeten, Angela
Dat kan inderdaad bij de dossieritems waar je de verantwoordelijke kan activeren. Helaas is dat bij een aantal AFAS-standaard workflows, zoals verlofaanvragen en salarismutaties niet mogelijk. Anders zou ik dit vraagstuk onmiddellijk opgelost hebben.
Dus ik hoop dat er nog andere mogelijkheden zijn.
Hoi Mattijs, dat is jammer. Ik zie wel dat er een wens is voor een bestemming LG van LG. Hopelijk pakt AFAS deze op. Ik heb in ieder geval een stem uitgebracht.
Groeten,
Angela
Oh, goed om te weten dat deze wens al genoteerd is. Ik heb ook gelijk gestemd. Dankjewel nogmaals voor het meedenken!
Andere stemmen zijn uiteraard ook welkom: Wensenlijst Profit, InSite, OutSite & Pocket
Op dit moment heeft AFAS hier geen standaardoplossing voor. Afhankelijk hoe groot jullie Organigram is kan je ervoor kiezen om gebruik te maken van de custom verantwoordelijkheden welke je onder Algemeen → Beheer → Instellingen Autorisatie → Verantwoordelijkheden inricht.
De custom verantwoordelijkheden zijn wel onderhoudsgevoelig en bij aanpassingen in je Organigram moet je altijd controleren of deze nog correct staan.
Hoi Mattijs, je zou er ook nog voor kunnen kiezen om een taak (eigen dossieritem) naar de LG van de LG te laten gaan via een signaal. Deze dient dan alleen om te informeren. Dit hebben wij ook zo ingericht. Dan is de LG van de LG in ieder geval op de hoogte gebracht.
Angela
We hebben dit ook via customized verantwoordelijkheden ingericht: VW01=afdelingshoofd 1; VW02=afdelingshoofd 2, etc. . Uiteindelijk kun je de autorisatie op VWxx doen. Het valt (bij ons tot nu toe) mee wat je na een Profit-update moet aanpassen en je kunt deze autorisatiegroepen voor meerdere onderdelen gebruiken (bijv. handtekening HRM, goedkeuren gewijzigde bankrekeningnummers, elektronisch declareren, etc.). Werkt best goed.
Hartelijk dank voor het meedenken! Een eigen dossieritem dat afgaat na een AFAS-taak is een interessante oplossingsrichting waar ik nog niet aan gedacht had. Die ga ik iig even nader onderzoeken.
Verantwoordelijkheden inrichten had ik ook bedacht als mogelijke optie. Deze heeft voor mij niet de grootste voorkeur omdat de organisatie behoorlijk dynamisch is waarbij vestigingen regelmatig worden herverdeeld en nieuwe vestigingen worden opgericht en oude opgeheven. Dus dat zorgt naast het onderhoud op het organogram ook voor onderhoud op de autorisaties/verantwoordelijkheden.
Maar omdat we de verantwoordelijkheden ook al gebruiken voor de verzuimbewaking (die ook niet per se door de teamleider gedaan wordt), is dit al met al misschien wel de meest logische oplossing.
Tenzij AFAS met een nieuwe bestemming op de workflows komt, uiteraard,
Bedankt nogmaals voor het meedenken iig. Ik heb nu iig mijn vraag beantwoord of ik hier per ongeluk toch geen default inrichtingsmogelijkheden over het hoofd heb gezien. Én ik heb nog een nieuwe mogelijke oplossing die ik niet voorzien had, waarvoor dank @angela !